Metodología normalizada para la gestión integral del mantenimiento de los edificios a través del Libro del Edificio Existente

Abstract

Desde su puesta en marcha en 2022 y con más de 4.700 libros creados, el e-LEEx se ha consolidado como una herramienta de referencia nacional para el análisis del estado de conservación de edificios existentes, así como para la redacción del Libro del Edificio Existente. La herramienta está diseñada con una estructura que permite que todos los edificios estén parametrizados según su “descripción normalizada”, lo que posibilita identificar y categorizar cada elemento constructivo e instalación del edificio objeto de análisis. A partir de un exhaustivo análisis de las normativas de aplicación para cada uno de los casi 450 selectores identificativos de la “descripción normalizada”, se ha desarrollado una vinculación directa y clara con las operaciones de mantenimiento que le son de obligado cumplimiento. Además de estas, y fruto de la experiencia del equipo técnico desarrollador de la aplicación, se han ampliado estas operaciones de mantenimiento, incluyendo con carácter “recomendado” todas aquellas que se consideran de interés. El resultado es una matriz de correspondencias precisa, compuesta por más de 1.500 tareas de conservación y mantenimiento y casi 1.000 tareas de uso y funcionamiento, que permite generar planes de mantenimiento homogéneos, verificables y adaptados a las particularidades de cada edificio. La sistematización de este proceso de creación de los planes de mantenimiento también permite la actualización de estos ante la aparición de nuevas normativas o actualización de las ya existentes. Se plasma en esta comunicación como se ha realizado la gestión de los planes de mantenimiento, por medio del desarrollo de un intuitivo e integral flujo de trabajo que permite generar “hojas de trabajo” para los distintos responsables del mantenimiento del edificio, así como realizar la gestión documental de las operaciones ejecutadas y las posibles incidencias detectadas durante las mismas. El registro de todo este flujo de trabajo en la plataforma permite conocer el historial del edificio durante toda su vida útil, esencial para un correcto mantenimiento de este. Además, se analiza la tipología de los informes a desarrollar por la aplicación, buscando una información que proporcione una visión actualizada del progreso de las tareas y favorezca una planificación coherente. Su integración en el entorno e-LEEx, facilita la actualización necesaria de los planes de mantenimiento tras actuaciones realizadas en el edificio, generando automáticamente nuevas tareas ajustadas a la nueva descripción normalizada del edificio. El objetivo de la comunicación es definir y analizar un nuevo módulo de mantenimiento del e-LEEx, ya que puede suponer un avance significativo en la gestión del ciclo de vida de los edificios existentes. Su enfoque basado en la normalización, la trazabilidad y la participación de todos los agentes contribuye a profesionalizar las labores de conservación y a mejorar la toma de decisiones, reforzando su valor como herramienta esencial para la gestión del parque de edificios existentes.

Since its launch in 2022 and with more than 4,700 books created, e-LEEx has established itself as a national benchmark tool for analysing the state of conservation of existing buildings, as well as for drafting the Existing Building Book. The tool is designed with a structure that allows all buildings to be parameterised according to their “standardised description”, making it possible to identify and categorise each construction element and installation of the building under analysis. Based on an exhaustive analysis of the applicable regulations for each of the nearly 450 identifying selectors of the “standardised description”, a direct and clear link has been developed with the maintenance operations that are mandatory. In addition to these, and as a result of the experience of the technical team that developed the application, these maintenance operations have been expanded to include, as “recommended”, all those considered to be of interest. The result is a precise correspondence matrix, composed of more than 1,500 conservation and maintenance tasks and almost 1,000 use and operation tasks, which enables the generation of homogeneous, verifiable maintenance plans adapted to the particular characteristics of each building. The systematisation of this process for creating maintenance plans also allows them to be updated when new regulations appear or existing ones are revised. This paper explains how maintenance plans have been managed through the development of an intuitive and comprehensive workflow that makes it possible to generate “work sheets” for the different persons responsible for building maintenance, as well as to carry out the document management of the operations performed and the possible incidents detected during them. The recording of this entire workflow on the platform makes it possible to know the history of the building throughout its useful life, which is essential for its proper maintenance. In addition, the type of reports to be developed by the application is analysed, seeking information that provides an updated view of task progress and favours coherent planning. Its integration into the e-LEEx environment facilitates the necessary updating of maintenance plans after interventions carried out in the building, automatically generating new tasks adjusted to the new standardised description of the building. The objective of the paper is to define and analyse a new e-LEEx maintenance module, as it may represent a significant advance in the life-cycle management of existing buildings. Its approach based on standardisation, traceability and the participation of all agents contributes to professionalising conservation tasks and improving decision-making, reinforcing its value as an essential tool for managing the existing building stock.